De nos jours, l’usage de l’informatique est de plus en plus répandu dans les entreprises parce que l’ordinateur s’avère être un outil efficace pour l’automatisation de différentes tâches. En effet, on est parti de l’ordinateur de bureau pour opter petit à petit pour des ordinateurs portables parce que ces derniers sont plus pratiques et parce qu’ils peuvent être transportés et ranger facilement lors de nos déplacements. Mais leur plus grand avantage est de nous permettre de continuer notre travail même quand on n’est pas au bureau. Ce qui pourrait accroître notre productivité et favoriser aussi la dématérialisation des documents qui est une méthode de travail plus écologique et plus perfectionnée.

L’importance d’un ordinateur et de l’internet

Les bureaucrates d’aujourd’hui ne peuvent plus travailler sans ordinateur. C’est l’outil incontournable de ce siècle vu que presque toutes les tâches peuvent être effectuées à l’aide de cet appareil, que ce soit la saisie, les calculs, les graphiques, les classements, l’archivage, la communication,… De plus, il ne s’agit pas d’employer un système ou des logiciels, mais grâce à internet, il est aussi devenu facile de faire des stockages en ligne, de faire des recherches sur un moteur de recherche, de faire des téléchargements, d’utiliser des applications ou des logiciels plus intéressants et d’échanger des informations ou des fichiers grâce à différents types de canaux de communication ou de réseaux sociaux. D’où la concrétisation de la politique de zéro papier qui consiste à ne plus utiliser des documents physiques, mais plutôt à employer des documents électroniques pour réaliser les tâches automatiquement. Les avantages de cette automatisation de documents est d’ailleurs nombreux parce que non seulement l’entreprise peut en gagner en temps, mais il peut aussi libérer plus d’espace dans les bureaux et améliorer la productivité. À titre d’information, les outils d’indexation les plus utilisés et les plus efficaces pour traiter les contenus des documents sont la Lecture Automatique de Documents ou LAD et la Reconnaissance Automatique de Documents ou RAD. Et ces outils sont souvent accompagnés par l’OCR et le vidéocodage pour garantir une bonne gestion électronique des documents.

L’importance des logiciels de gestion

Grâce à l’utilisation de l’informatique, du format électronique et surtout des logiciels de gestion, les employés peuvent consulter en permanence les revenus journaliers, les revenus mensuels, le calendrier, la calculatrice, les factures, les projets et tous les actifs numérisés qui ont été insérés dans l’ordinateur. Notons que ces derniers peuvent apparaître sous différentes sortes de fichiers, que ce soit : des documents, des photos, des vidéos, … De surcroît, il est possible d’afficher toutes les informations sur une même page pour avoir une vision plus nette de toutes les opérations. Sans parler du fait que l’informatique peut nous aider à mieux organiser notre travail et d’avoir les mêmes bases de données que tous les autres employés de l’entreprise. Parmi ces dernières, on peut citer par exemple : le rapport de la caisse, le rapport des projets, le rapport des clients, le stock de produits, la productivité de chacun des employés et tout autre activité de l’entreprise. Enfin, le fait de s’équiper d’un ordinateur au travail peut nous aider à travailler librement et d’avoir notre propre matériel personnel.

Il y a quelques temps déjà, le Règlement Général de Protection des Données a été annoncé, et sera officiellement mis en place au mois de mai 2018, afin de venir encadrer le traitement des données RGPD. Associations, groupes, sous-traitants, ou même entreprises étrangères : toutes les structures sont concernées, à partir du moment où elles sont impliquées dans le traitement des données RGPD, si celles-ci sont en rapport avec des résidents européens. Cette nouvelle loi ayant été annoncée bien avant son application officielle, les structures concernées ont bénéficié de temps pour bien s’informer et se mettre à jour, notamment en interne et au niveau des outils qu’elles utilisent.

Selon la CNIL, si votre entreprise est bel et bien touchée par le traitement des données RGPD, celle-ci devra alors veiller à bien se documenter sur les nouvelles exigences qui verront le jour, notamment s’il s’agit d’une petite ou moyenne entreprise. En effet, si les plus grosses bénéficient d’un espace juridique en leur sein, les plus petites, elles, devront faire les mises à jour par leurs propres moyens. C’est pourquoi la CNIL émet un signal d’alerte sur ce point, incitant les petites et moyennes entreprises à ne pas embaucher n’importe quel expert, et à bien se renseigner, si besoin à appeler la CNIL pour toute question relative au traitement de données RGPD.

Traitement des données RGPD : des outils pour être bien accompagné

Si le RGPD peut à première vue faire peur, la CNIL aide toutefois les organisations à se préparer à ces nouveautés concernant le traitement des données RGPD. Chaque structure pourra tout d’abord à tout moment demander des renseignements à la CNIL concernant le traitement des données RGPD, et suivre ses divers conseils disponibles sur le site internet, tels que le fait de bien s’organiser, de nommer si besoin en interne un délégué responsable de faire le lien entre la structure et le RGPD, ou encore de mettre en place une cartographie.

Si la CNIL recommande de bien se documenter sur le sujet, il existe aussi des outils pour simplifier l’organisation des entreprises, notamment des logiciels tels que le logiciel PIA, ou encore le logiciel Text-Control, qui permettront de mieux analyser les répercussions sur la sécurité des données, ainsi que de détecter l’utilisation de données considérées comme sensibles. Des référentiels vont également être mis en place afin d’accompagner les structures lors de leur traitement des données RGPD.

Quelles sanctions en cas de mauvais traitement des données RGPD ?

Le RGPD se montre intransigeant : en cas de traitement de données RGPD, il faut respecter le règlement, sinon des sanctions seront appliquées. En effet, il sera notamment question d’amendes, pouvant atteindre des montants plutôt conséquents : ces sanctions financières pourront aller jusqu’à 20 millions d’euros, ou bien, dans le cas d’une société multinationale, s’élever à 4% du chiffre d’affaires mondial de l’année, concernant l’exercice précédent. Dans ce dernier cas de figure, le montant de l’amende pourra alors atteindre des centaines de millions d’euros, en particulier s’il s’agit d’un gros groupe.

La relation clientèle n’a jamais été aussi complexe, et à la fois elle est au centre des préoccupations des entreprises. Nous vivons en effet à une époque où les clients connaissent leurs droits, où les consommateurs sont exigeants, et cela est dû notamment à une concurrence de plus en plus importante, tous secteurs confondus ou presque. Il est donc important de s’adapter à cette nouvelle donne constatée au sein de l’entreprise, et d’apporter aux clients des solutions qui soient à la hauteur de leurs critères d’évaluation de chaque entreprise à laquelle il fera appel, peu importe son besoin.

Le fait d’opter pour une bonne solution CRM est un pas vers une relation client améliorer, puisque ces logiciels très appréciés par les entreprises disposent d’une multitude d’atouts. Ceux-ci vont en effet permettre aux entreprises de recueillir les données clients, de les classer, d’intégrer les différentes interactions et bien d’autres choses encore. Il est vrai que l’ère du numérique modifie en profondeur l’entreprise et surtout son aspect commercial. Chaque société, quel que soit son secteur d’activité, et surtout quand sa clientèle est large, se doit de faire ce pas, notamment en adoptant une solution CRM adaptée à ses besoins. Heureusement, les éditeurs de logiciels sont nombreux à créer des programmes adaptés aux entreprises, pourvus de fonctionnalités très utiles au quotidien.

Des solutions adaptées à toutes les entreprises

Il est vrai que chaque entreprise nécessite sa propre solution CRM tout simplement parce que selon les produits et services, le fonctionnement ne sera pas le même. Il sera ainsi judicieux d’aller vers un éditeur de logiciel apte à adapter ses propres programmes, afin de pouvoir offrir une vraie solution personnalisée à l’entreprise concernée. C’est tout à fait possible désormais, par le biais de ces nouveaux genres de solution CRM qui sont adaptables, par les éditeurs. On pourra ainsi bénéficier d’un programme utilisable immédiatement, et facile à prendre en main. Un grand nombre d’entreprises ont décidé de se tourner vers ce type de solution CRM, pour tous les avantages que cela peut apporter.

Une clientèle plus fidèle

Une solution CRM peut permettre notamment de fidéliser plus facilement sa clientèle. L’objectif sera en effet de mettre le client au centre de la relation commerciale, de le valoriser, de lui démontrer l’importance de sa parole et de ses besoins. Ce genre de logiciel de gestion de la relation clientèle vont donc permettre un meilleur traitement de chaque sollicitation, un historique précis, mais aussi un classement des données très utile pour les campagnes commerciales. www.coheris.com est une référence en la matière par exemple.

Des campagnes plus efficaces

Désormais, les campagnes commerciales seront donc bien plus efficaces, puisqu’elles tiendront toujours compte du client, de ses besoins actuels et futurs, le tout en collectant ses données et surtout en les analysant de manière précise. C’est un vrai pas en avant pour les entreprises.

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