La dématérialisation devient une coutume au sein des grandes entreprises. Il existe des systèmes pour mettre en marche cette dématérialisation des documents. Ils sont essentiels pour optimiser les processus de la gestion des documents.
Les rôles et les avantages de LAD et RAD
Reconnaître manuellement les bons de commande et les factures entrantes exige des délais de traitement importants. Il faut des logiciels pour effectuer cette tâche. La lecture automatique de documents n’est pas créée uniquement pour lire un document. Pourtant, c’est un système d’optimisation de l’analyse des documents informatisés. C’est-à-dire, dès leurs arrivées, les factures sont directement traitées par le logiciel de LAD ou Lecture Automatique des documents. C’est avec cet outil que l’utilisateur identifie le numéro de facture, la signature électronique et le taux de TVA. Cela permet à l’opérateur de gagner de temps. La durée de traitement de documents est réduite favorablement. De même, cette rapidité avance les processus de la négociation. Évidemment, sans Lad, l’utilisateur doit consacrer des heures pour saisir les textes et traiter les documents.
La reconnaissance automatique de documents ou RAD n’est autre que la lecture automatique de documents. Elle permet l’indexation et l’analyse intensive de documents dématérialisés. Elle produit la vérification de l’authentification de la facture. C’est elle qui extrait les fichiers pour mettre à l’évidence la conformité et l’intégrité des factures reçues par voie électronique. Cette procédure assure la continuation de la négociation et accélère l’échange d’information. Ainsi, la RAD offre un gain de productivité.
Finalement, ces logiciels permettent aux entreprises d’optimiser le respect des contraintes venant de l’administration fiscale. Avec ces solutions, l’entreprise ne risque pas d’être sanctionnée.
Processus de la gestion électronique de documents ou GED
La Ged est la numérisation de support papier pour former un document électronique. Le cycle de vie de la gestion électronique de documents ou Ged englobe la digitalisation et l’archivage électronique. Lorsque les factures clients sortent de la numérisation, elles entrent dans la reconnaissance automatique de documents. Dedans, les factures fournisseurs seront analysées. La lecture automatique de documents permet l’identification optimale des documents venant de la digitalisation. C’est une phase incontournable. En cas d’échec, lorsque les logiciels n’arrivent pas à vérifier les factures, il est obligatoire d’avoir recours au videocodage. Là, ce ne sera plus les logiciels qui font le travail. C’est l’opérateur qui effectue l’automatisation de la vérification et l’analyse de la facture électronique. Ces processus d’optimisation sont nommés la dématérialisation des factures. Ils libèrent l’opérateur de la saisie régulière des documents.
La facturation électronique donne ensuite naissance à deux types de factures. Si le fournisseur ou le client ne souhaite pas d’autre modification sur la facture, il doit opérer une facturation non structurée. Donc, il faut transformer le fichier sous format PDF. Cela facilite la lecture de document avec l’Adobe Reader. Il est indispensable après de dupliquer cette facture. L’une sera émise par voie électronique et l’autre sera conservée dans l’archivage électronique. D’ailleurs, s’il veut une facture structurée, il faut envoyer le document par voie d’échange de documents informatisés. Dans ce cas, la facture sera sous format XML. Finalement, l’exemplaire pourra être gardé pour la conservation des documents.
