De nos jours, l’usage de l’informatique est de plus en plus répandu dans les entreprises parce que l’ordinateur s’avère être un outil efficace pour l’automatisation de différentes tâches. En effet, on est parti de l’ordinateur de bureau pour opter petit à petit pour des ordinateurs portables parce que ces derniers sont plus pratiques et parce qu’ils peuvent être transportés et ranger facilement lors de nos déplacements. Mais leur plus grand avantage est de nous permettre de continuer notre travail même quand on n’est pas au bureau. Ce qui pourrait accroître notre productivité et favoriser aussi la dématérialisation des documents qui est une méthode de travail plus écologique et plus perfectionnée.
L’importance d’un ordinateur et de l’internet
Les bureaucrates d’aujourd’hui ne peuvent plus travailler sans ordinateur. C’est l’outil incontournable de ce siècle vu que presque toutes les tâches peuvent être effectuées à l’aide de cet appareil, que ce soit la saisie, les calculs, les graphiques, les classements, l’archivage, la communication,… De plus, il ne s’agit pas d’employer un système ou des logiciels, mais grâce à internet, il est aussi devenu facile de faire des stockages en ligne, de faire des recherches sur un moteur de recherche, de faire des téléchargements, d’utiliser des applications ou des logiciels plus intéressants et d’échanger des informations ou des fichiers grâce à différents types de canaux de communication ou de réseaux sociaux. D’où la concrétisation de la politique de zéro papier qui consiste à ne plus utiliser des documents physiques, mais plutôt à employer des documents électroniques pour réaliser les tâches automatiquement. Les avantages de cette automatisation de documents est d’ailleurs nombreux parce que non seulement l’entreprise peut en gagner en temps, mais il peut aussi libérer plus d’espace dans les bureaux et améliorer la productivité. À titre d’information, les outils d’indexation les plus utilisés et les plus efficaces pour traiter les contenus des documents sont la Lecture Automatique de Documents ou LAD et la Reconnaissance Automatique de Documents ou RAD. Et ces outils sont souvent accompagnés par l’OCR et le vidéocodage pour garantir une bonne gestion électronique des documents.
L’importance des logiciels de gestion
Grâce à l’utilisation de l’informatique, du format électronique et surtout des logiciels de gestion, les employés peuvent consulter en permanence les revenus journaliers, les revenus mensuels, le calendrier, la calculatrice, les factures, les projets et tous les actifs numérisés qui ont été insérés dans l’ordinateur. Notons que ces derniers peuvent apparaître sous différentes sortes de fichiers, que ce soit : des documents, des photos, des vidéos, … De surcroît, il est possible d’afficher toutes les informations sur une même page pour avoir une vision plus nette de toutes les opérations. Sans parler du fait que l’informatique peut nous aider à mieux organiser notre travail et d’avoir les mêmes bases de données que tous les autres employés de l’entreprise. Parmi ces dernières, on peut citer par exemple : le rapport de la caisse, le rapport des projets, le rapport des clients, le stock de produits, la productivité de chacun des employés et tout autre activité de l’entreprise. Enfin, le fait de s’équiper d’un ordinateur au travail peut nous aider à travailler librement et d’avoir notre propre matériel personnel.
